Et tilbudsprogram skal gjøre det raskt å sende et ryddig tilbud, og enda raskere å fakturere når kunden har sagt ja. I ByggExp lager du tilbudet med rader fra artikkelregisteret ditt, sender det som PDF på e-post og gjør det om til en faktura med de samme radene. Fakturaen skrives ut på norsk, i kroner, med mva per sats, kontonummer og KID. Her går vi gjennom flyten, hva et tilbud og en faktura bør inneholde, og hva programmet ikke gjør.
Hva er et tilbudsprogram?
Et tilbudsprogram er et verktøy for å lage, sende og følge opp tilbud. De fleste programmene for små bedrifter er egentlig fakturaprogram der tilbudet er et ekstra skjema. For en håndverker eller et byggefirma henger tingene tettere sammen: tilbudet blir til en jobb, jobben gir timer, og timene skal bli en faktura. Da sparer du mest når alt ligger i samme system:
- Kunderegister – kunden legges inn én gang og hentes inn på tilbud og faktura.
- Artikler – faste priser og enheter, så radene blir like hver gang.
- Tilbud – beskrivelse, rader, gyldighet og forbehold, som PDF.
- Faktura – fra tilbudet, fra timene eller fra bunnen av, med det loven krever.
- Oversikt – hva som er sendt, akseptert, fakturert og betalt.
Slik fungerer det i ByggExp
- Legg inn kunden. I kunderegisteret lagrer du bedrifter og privatpersoner med kundenummer, adresse, e-post, telefon og org.nr.
- Lag tilbudet. Velg kunden, skriv en beskrivelse og legg inn rader med antall, enhet og enhetspris. Velger du en artikkel, fylles tekst, pris, enhet og mva-sats inn. Sett en gyldig til-dato og skriv forbehold og avklaringer.
- Send det på e-post. Tilbudet går som PDF med logoen din, og et utkast får status sendt. Du kan også forhåndsvise og laste ned PDF-en.
- Merk utfallet. Når kunden svarer, setter du status akseptert eller avvist.
- Gjør tilbudet om til faktura. Ett klikk gir et fakturautkast med kunden, radene og tilbudsnummeret som referanse.
- Send fakturaen. Fakturaen går som PDF på e-post, og utkastet får status sendt. Når pengene er kommet, merker du den som betalt.
Tilbud og faktura lages i webadmin, som finnes på norsk.
Tilbudsmal: hva et tilbud bør inneholde
Et godt tilbud er lett å si ja til og vanskelig å misforstå. Bruk gjerne denne strukturen, enten du skriver i en tilbudsmal i Word eller Excel eller i et program:
| Felt | Hvorfor | I ByggExp |
|---|---|---|
| Tilbudsnummer og dato | Så begge parter vet hvilket tilbud det gjelder | Fortløpende nummer og dato |
| Kunde og kontaktperson | Hvem tilbudet er til, og hvem som svarer | Kunde fra kunderegisteret, kontaktpersoner på tilbudet |
| Beskrivelse | Hva som skal gjøres, med ord kunden forstår | Fritekst |
| Rader | Hva prisen består av | Antall, enhet, enhetspris og beløp |
| Mva og totalpris | Privatkunder vil se hva de faktisk skal betale | Sum eks. mva, mva og totalt inkl. mva |
| Gyldig til | Materialpriser endrer seg | Egen dato på tilbudet |
| Forbehold og avklaringer | Hva som ikke er med, og hva prisen forutsetter | Eget felt i PDF-en |
Skriv forbeholdene konkret: «rivning av eksisterende flis er ikke med», ikke «forbehold om uforutsette forhold». Det er forbeholdene som sparer deg for diskusjonen når fakturaen kommer.
Hva en faktura må inneholde i Norge
Kravene til en faktura står i bokføringsforskriften kapittel 5-1 om salgsdokument. Kort fortalt skal fakturaen ha:
- Nummer og dato – fakturanummer i fortløpende serie og fakturadato.
- Partene – selgers navn, adresse og org.nr., med «MVA» etter nummeret når selger er mva-registrert. Aksjeselskap og NUF skal også ha ordet «Foretaksregisteret». Kjøpers navn og adresse.
- Hva som er levert – ytelsens art og omfang.
- Når og hvor – tidspunkt og sted for leveringen.
- Pris og forfall – vederlaget og når det skal betales.
- Merverdiavgift – oppgitt i norske kroner, og salg med ulike satser summert hver for seg.
I ByggExp fyller du inn org.nr., kontonummer og om foretaket er mva-registrert og i Foretaksregisteret én gang i firmainnstillingene. Deretter kommer det riktig på hver faktura. Leveringsstedet hentes fra fakturaen, prosjektet eller kundens adresse.
Norske detaljer som er på plass
| Behov | I ByggExp |
|---|---|
| Språk og valuta | Tilbud og faktura på bokmål, beløp i NOK |
| Mva-satser | 25, 15, 12 og 0 % per rad, summert per sats |
| Org.nr. | Med «MVA» når foretaket er mva-registrert |
| Kontonummer | Kontrolleres ved registrering, så et feiltastet nummer stoppes |
| KID | Lages fra fakturanummeret med MOD10 eller MOD11, eller slås av |
| Leveringssted og -dato | På hver faktura |
| Kreditnota | For hele fakturaen eller et beløp, med henvisning til fakturaen |
En sendt faktura endres ikke. Er noe feil, lager du en kreditnota. Lar du beløpet stå tomt, krediteres hele fakturaen; skriver du et beløp eks. mva, krediteres bare den delen.
Fra timer til faktura
For et byggefirma er timene ofte den største delen av fakturaen. Med pakken Full kontroll velger du prosjekt og periode i timeoversikten og sender timene rett til et fakturautkast. Timene summeres til én linje med prosjektnavn og periode, og du skriver timeprisen. Gjelder timene ett prosjekt, fylles prosjektets kunde inn. Interne timer blir ikke med. Timene kommer fra timeregistreringsappen, der de ansatte stempler inn på prosjektet. Lurer du på hva timen bør koste, se guiden om timepris for snekker.
Tilbudsmal i Word eller tilbudsprogram?
Mange starter med en tilbudsmal og en fakturamal i Word eller Excel, og for noen få jobber i måneden kan det holde. Forskjellen merkes når volumet øker:
| Behov | Mal i Word eller Excel | Tilbudsprogram |
|---|---|---|
| Nummerering | Holdes styr på manuelt | Fortløpende nummer |
| Mva per sats | Formler som kan bli feil | Regnes ut per rad og sats |
| Fra tilbud til faktura | Kopier og lim inn | Ett klikk, samme rader |
| KID | Regnes ut for hånd | Lages automatisk |
| Oversikt | Filer i mapper | Status per tilbud og faktura |
Vil du heller starte enkelt, har vi en gratis fakturamal med alle feltene en faktura skal ha.
Fakturaprogram for små bedrifter
Driver du alene eller med en partner, er det gjerne du som både jobber, skriver tilbud og fakturerer om kvelden. Pakken Kontroll på pengene er laget for dette: tilbud, faktura, kunderegister og prosjektøkonomi for opptil 2 brukere. Den dekker opptil 30 utgående fakturaer i måneden. Har dere ansatte som fører timer, gir Full kontroll både timeregistrering og faktura fra timene.
Hva som er med – og ikke med
Det er bedre å vite det før dere starter:
| Behov | I ByggExp |
|---|---|
| Tilbud og faktura som PDF på norsk | Ja, med logo, sendt på e-post |
| Tilbud til faktura | Ja, med de samme radene |
| Faktura fra timene | Ja, i Full kontroll |
| Kunde- og artikkelregister | Ja |
| Kunden aksepterer tilbudet digitalt | Nei. Du setter status akseptert eller avvist selv |
| Purring og betalingspåminnelse | Nei, ikke for norske firma |
| Integrasjon med regnskapsprogram | Nei. Fakturaene lastes ned som PDF til regnskapsføreren |
| EHF og e-faktura | Nei |
| Tilbud og faktura i mobilappen | Ikke tilpasset norske firma ennå. Bruk webadmin |
Kom i gang
- Fyll inn firmaopplysningene – logo, org.nr., kontonummer og KID.
- Legg inn de faste kundene og artiklene. Vi hjelper dere gratis med å flytte dem over fra systemet dere bruker i dag.
- Send neste tilbud fra ByggExp og gjør det om til faktura når kunden sier ja.
Tilbud og faktura er med i Kontroll på pengene for 299 NOK per måned eks. mva. Med timeregistrering og faktura fra timene velger du Full kontroll for 990 NOK med 10 brukere. Du prøver alle funksjoner gratis i 14 dager, uten oppstartsavgift og uten bindingstid.