En bemanningsplan viser hvem som skal jobbe på hvilket prosjekt, hvilke dager. For et byggefirma er det planen som avgjør om laget står klart når betongen kommer, og om du har folk nok til å si ja til neste jobb. I ByggExp planlegger du alle prosjekter og alle ansatte i ett Gantt-skjema og fordeler laget dag for dag i Bemanning. Godkjent fravær ligger i samme plan, og du får varsel når noen er booket for mye. Her går vi gjennom hvordan du lager en bemanningsplan, hvordan den henger sammen med fremdriftsplanen, og når Excel ikke lenger holder.
Hva er en bemanningsplan?
En bemanningsplan er fordelingen av personell på arbeidsoppgaver over tid. Den svarer på tre spørsmål:
- Hvem er på hvilket bygg i morgen og neste uke?
- Har vi nok folk til prosjektene vi allerede har sagt ja til?
- Hvor er det hull – og hvor er noen booket dobbelt?
Ressursplanlegging er det samme sett lenger frem: uker og måneder i stedet for dager. I ByggExp tilsvarer det Planlegging (Gantt over tid) og Bemanning (dag for dag).
Bemanningsplan og fremdriftsplan
Fremdriftsplanen viser aktivitetene i prosjektet, rekkefølgen og når de skal være ferdige. Bemanningsplanen viser hvem som skal gjøre dem. De to må henge sammen: flytter støpingen seg en uke, flytter laget seg også. Les hvordan du setter opp en fremdriftsplan for byggeprosjekt, og bruk den som utgangspunkt for bemanningen.
Start med aktivitetene som krever flest folk eller bestemte fag, for eksempel forskaling, støp og tett bygg. Regn ut hvor mange personer hver aktivitet trenger per dag, trekk fra kjent fravær, og fordel laget uke for uke. Følg opp hver uke mot timene som faktisk er ført.
Slik lager du bemanningsplanen i ByggExp
- Legg inn prosjekter og ansatte. Pågående prosjekter og hele laget inn i webadmin. Vi hjelper dere gratis med å flytte over data fra det gamle systemet.
- Planlegg i Gantt. Velg visning per ansatt eller per prosjekt, og periode: to uker, måned eller egendefinert.
- Fordel dag for dag i Bemanning. Du klikker i ruten for en ansatt og en dag og velger prosjekt. Er noen booket over 8 timer på en dag, vises et varsel.
- Registrer fravær. Ferie, sykdom og fri legges inn som fravær. Når det er godkjent, vises det i bemanningen, så du ikke planlegger med folk som ikke er der.
- Se hva som er endret. Endringsloggen viser hva som ble flyttet og når.
- Sammenlign med faktiske timer. Timene laget fører i timeregistreringsappen ligger i samme system, så du ser om planen holdt.
Fravær, overbooking og endringer
De fleste bemanningsplaner sprekker på tre ting: noen er borte, noen er booket to steder, eller planen er endret uten at noen vet det.
- Fravær. Når ferie og sykdom ligger i et eget ark, blir det glemt i planen. I ByggExp vises godkjent fravær direkte i bemanningsvisningen.
- Overbooking. Ruten markeres når en ansatt har mer enn 8 timer på en dag, så du ser dobbeltbooking før laget gjør det.
- Endringer. Endringsloggen viser hva som er endret, så flere prosjektledere kan planlegge i samme plan uten å overskrive hverandre i blinde.
Planen er et verktøy for den som planlegger, i webadmin. De ansatte ser oppgavene sine og prosjektets tidsplan i appen, men selve bemanningsrutenettet brukes på kontoret.
Bemanningsplan som mal eller i system?
En bemanningsplan i Excel er et greit sted å starte: én rad per ansatt, én kolonne per dag og prosjektnavnet i rutene. Malen svikter når den skal deles. Fraværet må føres to steder, ingen ser hvem som endret sist, og planen stemmer sjelden med timene som faktisk ble ført. Bruker du allerede vår timeliste-mal, er det samme poeng: når planen og timene ligger i samme system, ser du avviket uten å sammenligne to filer.
Hva du planlegger – og ikke planlegger – i ByggExp
| Behov | I ByggExp |
|---|---|
| Personell på tvers av alle prosjekter | Ja, i Planlegging og Bemanning |
| Visning per ansatt og per prosjekt | Ja |
| Dag for dag | Ja, i Bemanning |
| Godkjent fravær i planen | Ja |
| Varsel ved overbooking | Ja, over 8 timer per dag |
| Endringslogg | Ja |
| Oppfølging mot førte timer | Ja, timeregistreringen ligger i samme system |
| Maskiner og utstyr i planen | Nei. Verktøy og utstyr registreres i Verktøy med status, hvem som har det og prosjekt |
| Underentreprenører i planen | Nei |
| Dra og slipp | Nei, du klikker i ruten og velger prosjekt |
Planlegger dere kraner og gravemaskiner like nøye som folk, kan en enkel bookingliste ved siden av være nok.
Eksempel: bemanningsplan for tre prosjekter
La oss si at firmaet har åtte tømrere og tre prosjekter de neste fire ukene: et tilbygg som skal tettes, et bad som skal rehabiliteres og en garasje som skal starte i uke tre. Slik kan planen bygges opp:
- Tilbygget trenger fire mann i to uker til tett bygg, deretter to mann til innvendig arbeid.
- Badet trenger to mann i tre uker, med pause de dagene rørleggeren og flisleggeren er der.
- Garasjen trenger tre mann fra uke tre, når tilbygget er tett og folk blir ledige.
- Fraværet trekkes fra: én har ferie i uke to, og en annen har fri en fredag.
Lagt inn i Gantt ser du at uke to er trang: fire på tilbygget, to på badet og én på ferie gir ingen buffer. I Bemanning ser du dag for dag hvem som står hvor, og flytter én fra badet de dagene underentreprenørene jobber der. Når uke tre starter, er garasjelaget allerede klart fra tilbygget, og ingen er booket to steder.
Etter fire uker sammenligner du planen med førte timer. Brukte tilbygget flere timer enn planlagt, tar du det med i neste kalkyle og neste plan.
Fem tips for en bemanningsplan som holder
- Planlegg med buffer. En plan der alle er booket hver dag sprekker ved første sykdom.
- Legg inn fravær tidlig. Ferie som er kjent i mars, hører hjemme i planen i mars.
- Én som eier planen. Flere kan endre, men én person har ansvaret for at den er oppdatert.
- Del den på morgenmøtet. Laget skal vite hvor de skal i morgen uten å ringe rundt.
- Sammenlign med timene. Planlagte timer mot førte timer viser om dere planlegger realistisk.
Fra Excel til bemanningsplan i system
En bemanningsplan i Excel fungerer så lenge én person planlegger og laget er lite. Det blir vanskelig når flere prosjektledere endrer i samme fil, når fraværet ligger et annet sted, og når ingen ser hvem som endret sist. Slik kommer du i gang:
- Begynn med to uker. Planlegg bare den nærmeste perioden i Bemanning, og bygg ut Gantt-planen når rutinen sitter.
- Flytt fraværet inn. Registrer ferie og fri som fravær i stedet for i en egen liste.
- La laget stemple inn. Først når timene kommer inn, ser du om planen stemmer med virkeligheten.
- Gå gjennom planen på det ukentlige møtet. Da blir den et felles verktøy og ikke bare prosjektlederens ark.
Planlegging av prosjekter og ansatte er med i pakken Kontroll på jobben for 690 NOK per måned eks. mva. med 10 brukere, og du prøver gratis i 14 dager.