Et HMS-system skal gjøre to ting: vise hvordan dere jobber trygt, og sørge for at det som går galt blir rettet. Det siste er der de fleste systemer svikter. Et avvik blir skrevet ned, men ingen eier det, fristen glipper, og ingen kan senere vise hva som ble gjort. I ByggExp registrerer du avviket på prosjektet, gir det en ansvarlig og en frist, og lukker det med en kommentar når tiltaket er gjort. Egenkontroll, sjekklister og byggedagbok ligger i samme system. Her går vi gjennom hva regelverket krever, hvordan avvikshåndteringen fungerer, og hva systemet ikke gjør.
Hva er et HMS-system?
HMS står for helse, miljø og sikkerhet. Etter arbeidsmiljøloven § 3-1 skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten, i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Hvordan arbeidet skal gjøres, står i internkontrollforskriften § 5. Der heter det blant annet at virksomheten skal «iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen».
Forskriften krever også at deler av arbeidet dokumenteres skriftlig: mål for HMS, hvordan ansvaret er fordelt, kartlegging av farer og risiko, rutinene for avvik og den systematiske gjennomgangen av internkontrollen. Et HMS-system, eller internkontrollsystem, er verktøyet som holder dette samlet. For et byggefirma består det typisk av:
- Avvikssystem – avvik og uønskede forhold blir meldt, får en ansvarlig og følges opp til de er lukket.
- Sjekklister – egenkontroll og faste runder på byggeplassen.
- Dagbok – hva som skjedde på bygget hver dag.
- Dokumentasjon – rapporter og bilder som viser hva som ble gjort.
KS og HMS overlapper. KS handler om at bygget blir riktig, HMS om dem som bygger det. Les mer om kvalitetssikringen på siden om KS-system for bygg.
Slik fungerer avvikssystemet i ByggExp
- Registrer avviket. I webadmin oppretter du avviket på prosjektet med tittel, beskrivelse og hvor på bygget det gjelder. Hvert avvik får et løpende nummer, for eksempel avvik #12.
- Velg kategori og alvorlighetsgrad. Kategorien er HMS, kvalitet eller miljø. Alvorlighetsgraden er lav, middels eller høy.
- Legg ved bilder. Bilder av forholdet legges på avviket.
- Sett ansvarlig og frist. Den ansvarlige velges blant prosjektets medlemmer og firmaets administratorer, og får varsel om at avviket er tildelt.
- Skriv årsak og tiltak. Mens tiltaket pågår, settes status til under arbeid.
- Lukk avviket. Administrator eller prosjektleder lukker avviket med en kommentar. Kommentaren er påkrevd. Viser det seg at saken ikke var løst, kan avviket åpnes igjen.
Alle endringer logges med hvem, når og hva, så historikken følger avviket. Webadmin finnes på norsk. Avvik registreres foreløpig i webadmin, ikke i mobilappen.
Avviksmelding: hva bør den inneholde?
En god avviksmelding er rask å skrive og umulig å misforstå. Bruker dere i dag et skjema for avviksmelding på papir eller en mal i Word, kan dere sammenligne med feltene her:
| Felt | Hvorfor | I ByggExp |
|---|---|---|
| Hva skjedde | Kort tittel og beskrivelse | Tittel og beskrivelse |
| Hvor | Så den ansvarlige finner stedet | Prosjekt og sted på bygget |
| Type | Skiller sikkerhet fra kvalitet | HMS, kvalitet eller miljø |
| Alvorlighet | Hva som må tas først | Lav, middels eller høy |
| Bilder | Viser forholdet bedre enn ord | Bilder på avviket |
| Ansvarlig og frist | Uten eier blir ingenting gjort | Ansvarlig person og frist |
| Årsak og tiltak | Hindrer at det skjer igjen | Egne felt for årsak og tiltak |
| Lukking | Viser at saken er ferdig | Hvem, når og kommentar |
Skriv avviket mens du står der. «Rekkverk mangler på plan 3, trapp B» er en avviksmelding. «Sikring må sjekkes» er det ikke.
Fra egenkontroll og dagbok til avvik
De fleste avvik oppdages mens noen gjør noe annet: under en egenkontroll eller når dagboken skrives. Derfor kan avviket opprettes rett derfra:
- Fra en sjekkliste. Får et kontrollpunkt anmerkning, oppretter du et avvik fra punktet. Teksten fra kontrollpunktet, kategorien og tiltaket fylles inn.
- Fra dagboken. Er feltet for avvik fylt ut i dagens notat, blir teksten et avvik på samme prosjekt.
Avviket husker hvor det kom fra, så sammenhengen med kontrollen eller dagen er bevart. Sjekklister og egenkontroll fylles ut i appen på byggeplassen eller i webadmin. Les mer i KS-system for bygg.
Varsler og frister
Et avvik med frist er bare nyttig hvis noen merker at fristen nærmer seg. I ByggExp får den ansvarlige varsel på mobilen:
- Når avviket tildeles – med nummer, tittel og prosjekt.
- Når fristen nærmer seg – klokka sju om morgenen, dagen før fristen.
- Når fristen er passert – klokka sju dagen etter fristen. Har avviket ingen ansvarlig, går varselet til prosjektets ledere.
Hvert varsel sendes én gang per frist. Flyttes fristen, gjelder varslene den nye datoen. I listen ser du åpne, under arbeid, forfalte og lukkede avvik for hvert prosjekt eller for hele firmaet.
Avviksrapport som PDF og CSV
Når byggherren, verneombudet eller Arbeidstilsynet spør, skal svaret ligge klart. Fra avvikslisten laster du ned en avviksrapport for prosjektet:
- PDF på bokmål, med prosjekt, dato og antall åpne, under arbeid, lukkede og forfalte avvik.
- CSV med de samme avvikene, til Excel eller videre behandling.
Rapporten følger prosjektet og kategorien du har valgt, for eksempel bare HMS-avvik. Hvert avvik viser ansvarlig, frist, årsak, tiltak og hvem som lukket det. Det er dokumentasjonen internkontrollforskriften ber om for rutinene for avvik.
Hvem gjør hva
- Arbeidslederen registrerer avviket i webadmin, eller oppretter det fra egenkontrollen eller dagboken.
- Prosjektlederen setter ansvarlig og frist, og lukker avviket med kommentar når tiltaket er på plass.
- Den ansvarlige får varsel, skriver årsak og tiltak og setter avviket under arbeid.
- Daglig leder går gjennom avviksrapporten jevnlig og ser hvilke avvik som går igjen.
Avvik som går igjen på flere prosjekter, er et signal. Legg inn et nytt kontrollpunkt i sjekklisten, så fanges feilen tidligere neste gang.
HMS-system for små bedrifter
Et enkelt HMS-system trenger ikke være en tykk perm. For et lite byggefirma holder det ofte med faste sjekklister, en dagbok og et sted der avvikene blir fulgt opp. Med ByggExp har dere det i samme system som timeregistrering, oppgaver og planlegging, så HMS-arbeidet ikke blir enda et program å logge inn i. Pakken Kontroll på jobben har 10 brukere inkludert.
Hva som er med – og ikke med
Et internkontrollsystem dekker mer enn avvik. Det er bedre å vite det før dere starter:
| Behov | I ByggExp |
|---|---|
| Avvik med ansvarlig, frist og status | Ja, i webadmin |
| Varsel om tildeling og frist | Ja, på mobilen til den ansvarlige |
| Avviksrapport som PDF og CSV | Ja, på bokmål |
| Egenkontroll og sjekklister | Ja, i appen og webadmin |
| Byggedagbok | Ja, i webadmin |
| Melde avvik i mobilappen | Ikke ennå. Avvik registreres i webadmin |
| Risikovurdering og SJA | Nei. Bruk vår gratis mal for sikker jobb-analyse |
| Vernerunde | Nei, ingen egen modul. Kan gjøres som en egen sjekkliste |
| HMS-kortleser og mannskapsliste | Nei. Les om kravene i guiden om mannskapsliste og oversiktsliste |
| Stoffkartotek | Nei |
| HMS-håndbok | Nei |
Kom i gang
- Legg inn prosjektene og de ansatte, så avvikene får riktig prosjekt og ansvarlig.
- Registrer neste avvik i ByggExp i stedet for i en notatbok, med ansvarlig og frist.
- Gå gjennom de åpne avvikene hver uke og lukk dem med kommentar.
- Ta ut avviksrapporten når prosjektet er ferdig, og bruk den i den årlige gjennomgangen.
Avvik, egenkontroll, sjekklister og dagbok er med i pakken Kontroll på jobben for 690 NOK per måned eks. mva. med 10 brukere, sammen med timeregistrering og planlegging. Med økonomi og faktura i tillegg velger du Full kontroll for 990 NOK. Du prøver alle funksjoner gratis i 14 dager. Les også om SHA-plan og byggherreforskriften.