Ta bilde av kvitteringer og hold orden på utleggene

Kvitteringshåndtering er ofte den kjedeligste delen av jobben — en kvittering for spiker havner i lomma, en for diesel i bilen og en i søppelbøtta. Med digital kvitteringshåndtering tar du bilde av kvitteringen med en gang du betaler, og slipper å lete i etterkant. Utlegget havner der det hører hjemme: på riktig prosjekt.

Hva er kvitterings- og utleggshåndtering?

Det betyr at hvert innkjøp — materialer, drivstoff, forbruk eller et lite utlegg — registreres digitalt med et bilde av kvitteringen og knyttes til et prosjekt. Regnskapet får et komplett, søkbart grunnlag i stedet for en pose med kvitteringer på slutten av måneden.

Slik gjør du det i nettadmin

1. Gå gjennom samlede utlegg per prosjekt eller periode.
2. Utleggene føres som kostnad på prosjektet og følger med i prosjektøkonomien.

Slik gjør du det i appen

1. Åpne appen og gå til Kvitteringer eller Utlegg, trykk på Ny kvittering og ta bilde av kvitteringen slik at beløp og dato vises tydelig.
2. Velg hvilket prosjekt utlegget gjelder og en kategori (materialer, drivstoff, verktøy osv.).
3. Fyll inn beløp og mva og legg til en kort merknad om hva innkjøpet gjelder.
4. Lagre – kvitteringen lastes opp og blir synlig for administratoren i nettadmin.

Alt henger sammen: utlegget knyttes til prosjektet, vises i prosjektøkonomien og kan tas med på fakturaen – ingen dobbeltregistrering.

Fordeler

• Ingen tapte kvitteringer — bildet blir liggende selv om papiret blekner.
• Hvert utlegg knyttes til riktig prosjekt, noe som gir korrekt prosjektøkonomi.
• Raskere månedsavslutning for deg og regnskapsføreren.
• Full sporbarhet ved revisjon eller spørsmål fra kunder.

Tips

Ta bilde av kvitteringen med en gang ved kassen før den havner i lomma — da glemmer du den aldri. Legg til en tydelig merknad («sparkel til kjøkken, leil. 3») så vet både du og regnskapet nøyaktig hva innkjøpet gjaldt. Bruk de samme kategoriene konsekvent, så blir rapportene sammenlignbare mellom prosjekter.

Vanlige spørsmål

Må jeg ta vare på papirkvitteringen?

Følg gjeldende regnskapsregler for arkivering, men det digitale bildet gjør at du alltid har grunnlaget tilgjengelig og slipper å lete blant løse lapper.

Kan flere i teamet legge inn utlegg?

Ja. Hver medarbeider tar bilde av sine egne kvitteringer i appen, og administratoren ser alt samlet i nettadmin.

Vil du slippe kvitteringsjaget ved hvert månedsskifte? Begynn å ta bilde av kvitteringer i ByggExp og hold utleggene i orden fra første innkjøp.